Ultimo aggiornamento: 11/08/2026
1. Ambito di questa informativa
Questa informativa riguarda esclusivamente il trattamento dei dati personali connesso all’utilizzo di WhatsApp Business Platform tramite la piattaforma Optiflow CRM (di seguito “la Piattaforma”), che consente ad aziende clienti di gestire l’assistenza ai propri utenti tramite WhatsApp.
I trattamenti relativi ad altri aspetti del rapporto con i nostri clienti — registrazione dell’account, fatturazione, navigazione sul sito — sono descritti nell’informativa generale.
Optiflow S.r.l., con sede in Via di Mezzo 39, 47922 Rimini (RN), P.IVA 04834130405, è contattabile all’indirizzo info@optiflow.solar.
2. Il nostro ruolo
Rispetto ai messaggi WhatsApp che transitano sulla Piattaforma agiamo come Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”). Titolare del trattamento è l’azienda cliente che utilizza la Piattaforma per comunicare con i propri utenti: è essa a determinare le finalità e le modalità del trattamento, mentre noi ci limitiamo a mettere a disposizione l’infrastruttura tecnica e a trattare i dati su sue istruzioni documentate.
In via residuale e limitatamente ai trattamenti indicati alla sezione 4, agiamo come Titolare autonomo.
Non utilizziamo in alcun caso i dati dei messaggi per finalità proprie di marketing, per attività di profilazione o per l’addestramento di sistemi di intelligenza artificiale. Le funzionalità basate su intelligenza artificiale eventualmente presenti in altre aree della Piattaforma non elaborano i dati provenienti dal canale WhatsApp.
3. Trattamento svolto per conto dei clienti (in qualità di Responsabile)
3.1 Dati trattati
- Numero di telefono dell’utente finale
- Nome profilo WhatsApp
- Contenuto dei messaggi scambiati con l’azienda cliente
- Eventuali file, immagini o documenti allegati
- Metadati di consegna: data e ora, stato di consegna e lettura, identificativo del messaggio
3.2 Finalità
Le finalità sono determinate esclusivamente dall’azienda cliente. La Piattaforma è progettata per casi d’uso di assistenza e comunicazione di servizio, nei quali la conversazione è di norma avviata dall’utente finale.
Non esercitiamo alcun controllo editoriale sui contenuti inviati dai clienti e non determiniamo a chi tali contenuti siano indirizzati.
3.3 Obblighi dell’azienda cliente
Ciascun cliente, in qualità di Titolare, è tenuto a individuare una base giuridica idonea per le comunicazioni che invia, a fornire agli interessati l’informativa prevista dagli articoli 13 e 14 del GDPR, a raccogliere ove necessario il consenso e a gestire le richieste di esercizio dei diritti provenienti dai propri utenti.
I clienti sono inoltre contrattualmente tenuti a rispettare le policy di Meta in materia di messaggistica business. In caso di violazione ci riserviamo il diritto di sospendere il servizio.
3.4 Accordo sul trattamento dei dati
Con ciascun cliente stipuliamo un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR che disciplina oggetto e durata del trattamento, le istruzioni documentate a cui siamo vincolati, la riservatezza del personale autorizzato, le misure tecniche e organizzative di sicurezza, il ricorso a sub-responsabili, l’assistenza al Titolare nel riscontro alle richieste degli interessati e nella notifica di eventuali violazioni dei dati, nonché la restituzione o cancellazione dei dati al termine del rapporto.
3.5 Se hai ricevuto o inviato un messaggio a un’azienda
Se comunichi via WhatsApp con un’azienda che utilizza la nostra Piattaforma e vuoi sapere come vengono trattati i tuoi dati, opporti al trattamento, revocare il consenso o chiedere la cancellazione, devi rivolgerti direttamente a quell’azienda: è il Titolare del trattamento e l’unico soggetto legittimato a dare seguito alla tua richiesta nel merito.
Puoi in ogni momento interrompere le comunicazioni bloccando il numero dall’applicazione WhatsApp.
Se ci scrivi direttamente non potremo darti riscontro nel merito, ma inoltreremo la richiesta al Titolare competente e gli forniremo l’assistenza necessaria a evaderla.
4. Trattamenti in cui siamo Titolare
Anche operando come Responsabile, trattiamo un numero limitato di dati per finalità proprie, rispetto alle quali siamo Titolare autonomo:
| Finalità | Dati | Base giuridica |
|---|---|---|
| Sicurezza della Piattaforma, prevenzione di abusi e frodi, indagine su incidenti | Log tecnici e di accesso, indirizzi IP, metadati di consegna | Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR |
| Garanzia della continuità del servizio e diagnostica di malfunzionamenti | Log di errore e di sistema | Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR |
| Gestione tecnica e amministrativa dell’account WhatsApp Business del cliente | Dati di contatto del referente aziendale designato | Esecuzione del contratto — art. 6(1)(b) GDPR |
| Elaborazione di statistiche aggregate su volumi e prestazioni del servizio | Dati aggregati, privi di riferimenti identificativi | Legittimo interesse — art. 6(1)(f) GDPR |
| Adempimento di obblighi di legge e difesa di un diritto in sede giudiziaria | Dati strettamente necessari | Obbligo legale e legittimo interesse — art. 6(1)(c) e (f) GDPR |
Per questi trattamenti i diritti possono essere esercitati scrivendo a info@optiflow.solar.
5. Destinatari dei dati
| Soggetto | Ruolo | Ubicazione |
|---|---|---|
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Fornitore di WhatsApp Business Platform, necessario per il transito e la consegna dei messaggi | Irlanda |
| Aruba S.p.A. | Hosting dell’infrastruttura (Business Virtual Private Cloud) su cui sono memorizzate le conversazioni | Italia (region IT3) |
Optiflow S.r.l. si connette direttamente a WhatsApp Cloud API in qualità di Tech Provider, senza l’intermediazione di soluzioni di terze parti.
Il trattamento dei dati da parte di Meta è disciplinato anche dalle condizioni e dall’informativa privacy di WhatsApp, disponibili sui canali ufficiali del fornitore.
I dati possono inoltre essere comunicati ad autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge. Non vendiamo dati personali a terzi.
6. Trasferimenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo
L’infrastruttura su cui operiamo e su cui sono memorizzate le conversazioni è interamente localizzata in Italia. Non trasferiamo autonomamente dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
L’unico trasferimento che può verificarsi è quello connesso al funzionamento di WhatsApp: la nostra controparte contrattuale è Meta Platforms Ireland Ltd., con sede nell’Unione europea, ma il gruppo Meta può trattare dati anche negli Stati Uniti sulla base delle garanzie da esso adottate, tra cui l’EU-U.S. Data Privacy Framework e le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea. Tale trasferimento è intrinseco all’utilizzo del canale WhatsApp e non è eliminabile da parte nostra.
Copia della documentazione in nostro possesso può essere richiesta a info@optiflow.solar.
7. Conservazione e cancellazione
| Dati | Periodo |
|---|---|
| Conversazioni gestite per conto dei clienti | La Piattaforma conserva lo storico delle conversazioni per l’intera durata del rapporto contrattuale, quale funzionalità essenziale del servizio di CRM, secondo le istruzioni documentate del cliente Titolare, che può in ogni momento disporne la cancellazione anticipata. Alla cessazione del rapporto i dati sono cancellati o restituiti entro 30 giorni. |
| Log tecnici e di sicurezza | 12 mesi |
| Dati di contatto dei referenti aziendali | Per la durata del rapporto contrattuale e 12 mesi successivi |
Richieste di cancellazione dei dati
Le richieste di cancellazione possono essere inviate a info@optiflow.solar, indicando il numero di telefono interessato. Le richieste relative a conversazioni gestite per conto di un cliente vengono inoltrate senza ritardo al Titolare competente, che è il soggetto legittimato a disporne l’esecuzione; provvediamo alla cancellazione su sua istruzione. Le richieste relative ai trattamenti indicati alla sezione 4 sono evase direttamente entro un mese.
8. Misure di sicurezza
- Cifratura dei dati in transito mediante protocollo TLS
- Infrastruttura ospitata su cloud privato virtuale dedicato, localizzato in Italia
- Controllo degli accessi basato su ruoli, secondo il principio del minimo privilegio
- Backup periodici, con procedure di ripristino sottoposte a verifica
- Vincoli contrattuali di riservatezza per il personale autorizzato
9. Diritti degli interessati
Ai sensi degli articoli 15-22 del GDPR ogni interessato ha diritto di ottenere l’accesso ai propri dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, nonché di opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse e di revocare il consenso eventualmente prestato, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento precedente.
Per i trattamenti in cui siamo Responsabile (sezione 3): rivolgersi all’azienda cliente Titolare del trattamento.
Per i trattamenti in cui siamo Titolare (sezione 4): scrivere a info@optiflow.solar. Rispondiamo entro un mese, termine prorogabile di due mesi nei casi di particolare complessità.
È in ogni caso possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo dello Stato di residenza.
10. Modifiche
Possiamo aggiornare questa informativa per adeguarla a modifiche normative o al servizio. La versione vigente è sempre disponibile a questo indirizzo, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. Le modifiche sostanziali sono comunicate ai clienti con congruo anticipo.
11. Contatti
Optiflow S.r.l.
Via di Mezzo 39, 47922 Rimini (RN)
P.IVA 04834130405
info@optiflow.solar